Zalo
Call
Tổ chức họp báo là một trong những hoạt động truyền thông – quảng bá quan trọng, luôn xuất hiện trong các chiến lược PR – quảng cáo nhằm mục đích đánh bóng thương hiệu của các Công ty, Doanh nghiệp. Ngoài ra, tổ chức họp báo cũng chính là cơ hội để các Công ty, Doanh nghiệp kết nối và xây dựng và phát triển mối quan hệ tốt đẹp, lâu dài với giới truyền thông và tạo thiện cảm cộng đồng. Vì vậy, làm thế nào để tổ chức một buổi họp báo đạt yêu cầu là câu hỏi đang được các Công ty, Doanh nghiệp và những nhà tổ chức sự kiện thực sự quan tâm.
Để tổ chức một buổi họp báo diễn ra theo đúng trình tự, hiệu quả cao và được đánh giá là thành công thì bạn cần nắm kỹ những điều cơ bản sau:
Chuẩn bị phần nội dung:
Tổ chức họp báo nhằm mục tiêu chính là cung cấp thông tin cho giới báo chí truyền thông. Vì vậy, phần nội dung phải được chuẩn bị một cách kỹ lưỡng, thu hút, có điểm nhấn và được quan tâm bởi dư luận thì bạn không cần mời, các nhà báo cũng sẽ tự tìm đến bạn.
Trước khi buổi họp báo diễn ra, hãy cố gắng thăm dò thái độ từ phía cánh phóng viên về nội dung chính của buổi họp báo. Nếu bạn mời được rất ít nhà báo tham dự hay thậm chí là không ai đến thì chắc chắn phần nội dung bạn đề cập không gây được ấn tượng, sự hứng thú hay quan tâm.
Xác định thời gian và địa điểm tổ chức họp báo:
- Thời gian:
Thời gian lý tưởng để tổ chức họp báo nên sau 10h sáng – trước 04h chiều và hãy chọn những ngày thích hợp rơi vào thứ ba, thứ tư, thứ năm trong tuần.
- Địa điểm:
Có rất nhiều địa điểm cho các công ty sự kiện lựa chọn cho cuộc họp báo. Thông thường các cuộc họp báo thường được tổ chức ở những khách sạn hay trung tâm hội nghị được trang bị đầy đủ thiết bị, đáp ứng theo tiêu chuẩn về không gian, điều kiện làm việc của phóng viên, kỹ thuật viên,…
Lên danh sách khách mời:
Lời mời được đưa đến các phóng viên ở đây thường gửi đi dưới dạng lời mời tư vấn truyền thông. Do vậy, lời mời này cần thể hiện được sự lịch thiệp, trang trọng và ngắn gọn để thông tin đầy đủ các vấn đề: chủ đề buổi họp báo, địa điểm tổ chức, thời gian diễn ra họp báo, những khách mời có mặt và tham gia phỏng vấn.
Trước khi cuộc họp báo diễn ra một ngày, cần gọi xác nhận với giới phóng viên và khách mời.
Phát hành thông cáo báo chí:
Phát hành thông cáo báo chí vào ngày diễn ra sự kiện họp báo, nội dung bao gồm: tên sự kiện họp báo, mục đích tổ chức, khách mời và nội dung chương trình họp báo. Thông cáo báo chí nên trích dẫn những thông tin trọng tâm, tên đầy đủ của họp báo. Liên hệ với những phóng viên không thể tham gia sự kiện để gửi thông cáo báo chí qua fax hoặc mail ngay sau đó.
Để kiểm tra các tin bài sau sự kiện, 01 bản báo cáo với hình ảnh và đường link bài viết là điều cần thiết.
