Hỗ trợ trực tuyến
phone-tổ chức sự kiện sài gòn0935 727 663
Gọi ngay
Nhắn tin

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời


MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẦN LƯU Ý KHI THỰC HIỆN TỔ CHỨC SỰ KIỆN NGOÀI TRỜI

 

Với sự phát triển của Xã hội hiện nay, việc tổ chức các chương trình sự kiện không còn bó hẹp trong không gian bốn bức tường mà được biến tấu với những hoạt động ngoài trời khá vui nhộn. Tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như: không gian thoáng mát, phong cách hiện đại, thỏa sức trang trí mà ko bị gò bó bởi diện tích chật hẹp, sức chứa lớn để nhiều người tham gia hơn,…. Tuy nhiên, để tổ chức một chương trình sự kiện ngoài trời được thành công tốt đẹp nên lưu ý một số vấn đề sau:

 

Một số lưu ý khi tổ chức sự kiện ngoài trời

 

 

Bãi giữ xe:

Không giống với tổ chức sự kiện tại các nhà hàng hay khách sạn sẽ có sẵn bãi đỗ xe và có phương án nếu lượng xe quá nhiều. Tổ chức sự kiện ngoài trời phải lo bãi giữ xe cho khách. Mặc dù vấn đề gửi xe sẽ phức tạp hơn đối với những sự kiện sở hữu lượng lớn khách mời tham dự nhưng bạn hoàn toàn có thể chủ động chuẩn bị tốt dựa theo số người đăng ký tham dự sự kiện. Từ danh sách sẵn có, hãy chủ động tính ra số lượng xe và sắp xếp các bãi giữ xe gần đó, tránh ùn tắc tại khu vực cổng chính, đồng thời thuận lợi cho khách mời tham dự.

Ngoài ra, tùy thuộc vào tính chất và loại hình sự kiện cũng như đối tượng khách mời tham dự mà bạn cần tính toán kỹ số lượng xe hơi hay xe máy sẽ nhiều hơn.

 

Trang trí:

Việc trang trí cũng khá quan trọng vì nó thể hiện toàn bộ tinh thần, concept của chương trình, góp phần làm nổi bật sự kiện, thể hiện chủ đề chương trình.

Không gian tổ chức ngoài trời rất rộng lớn, vì vậy bạn có thể thỏa sức sáng tạo, trang trí ần tượng, độc đáo nhưng phải đảm bảo được 03 yếu tố sau:

-         Phù hợp với chủ đề sự kiện

-         Thu hút được khách tham dự

-         Không gian tổ chức không bị trống trải

Để làm không gian bớt trống trải đồng thời tăng hiệu quả chương trình, ngoài các vật dụng quen thuộc như hoa, bong bóng, bạn cần lưu ý sắp xếp thêm nhiều phướn dọc, banner quanh khu vực tổ chức.

 

Dự phòng:

Đối với những sự kiện tổ chức ngoài trời, thời tiết là một trong những yếu tố đáng lo ngại nhất vì không thể dự tính trước mà luôn có những tình huống bất ngờ xảy đến. Bên cạnh đó, bàn ghế cũng cần phải chuẩn bị vượt hơn so với dự tính, tránh tình trạng thiếu sót.  Chính vì vậy, bạn cần lường trước những rủi ro này để đưa ra phương án dự phòng tốt nhất. Những chương trình tổ chức ở không gian rộng, hãy chủ động đề xuất cho khách hàng đầu tư dàn âm thanh – ánh sáng chuyên nghiệp để không bị tác động bên ngoài như gió, khoảng rộng của không gian, tránh gây ảnh hưởng đến cả chương trình sự kiện.

 

Vệ sinh:

Một yếu tố tế nhị nhưng lại rất quan trọng khi tổ chức sự kiện ngoài trời chính là vấn đề về vệ sinh. Một sự kiện ngoài trời dù sang trọng, ấn tượng ra sao nhưng không thể giải quyết được vấn đề vệ sinh cho khách mời sẽ nhận được điểm trừ rất lớn trong mắt khách mời tham sự. Trước hết, đối với vấn đề vệ sinh ăn uống và môi trường. Phần lớn người Việt Nam hiện nay vẫn còn thiếu ý thức giữ gìn vệ sinh chung dẫn đến hiện tượng xả rác bừa bãi. Hãy đặc biệt lưu tâm đến việc dọn dẹp sau mỗi hoạt động nếu không sự kiện ngoài trời sẽ mất hẳn sự thi vị, thông thoáng một khi vấn đề vệ sinh bị coi nhẹ. Bên cạnh đó, một chi tiết nhỏ nhưng không kém phần quan trọng chính là nhà vệ sinh. Trong trường hợp này, bạn có thể liên hệ với Công ty vệ sinh môi trường đô thị để hỏi về thủ tục cho thuê.

 

An ninh trật tự:

Bên cạnh việc kiểm soát chặt chẽ vấn đề ra – vào, bạn cần phân công đội bảo vệ thường xuyên kiểm tra, theo dõi khu vực tổ chức nhằm đảm bảo an ninh trật tự, tránh gây ảnh hưởng làm gián đoạn chương trình.

 

 

 

ĐỐI TÁC